Hoe ga je om met de achterban in een mediation?

Achterban

In de meeste mediations heb je te maken met een (on)zichtbare achterban. Hoe ga ik daarmee om als mediator?

Afstemmen met de achterban

Bij een mediation waarin privéproblemen een rol spelen, is het deelnemersveld en de achterban over het algemeen vrij duidelijk vast te stellen. Er zijn echter ook veel mediations waarbij dit minder duidelijk is. Het gaat dan meestal om verschillende partijen met een grote achterban, zoals organisaties en bedrijven die een vertegenwoordiger naar voren schuiven om de onderhandelingen te doen. Deze partijvertegenwoordiger zal met zijn achterban moeten afstemmen onder welke condities de mediation moet plaatsvinden. En hij zal uiteindelijk verantwoording afleggen en het mediationresultaat aan zijn achterban moeten ‘verkopen’.

Waaruit bestaat de achterban?

Als mediator is het belangrijk om te weten met welke achterban ik te maken heb.

De achterban kan zichtbaar of onzichtbaar zijn.:

  • Zichtbare achterban kan bestaan uit:⁠
    • ⁠een formele achterban zijn zoals een Raad van Bestuur, aandeelhouders, businesspartners of een belangengroep.⁠
    • een informele achterban zoals familieleden, een echtgenoot, collega’s, buren etc..⁠
  • Onzichtbare achterban kan bijv. zijn een heimelijke relatie of een verborgen geldschieter.⁠ Kortom, iedereen die een betrokkene liever niet ter sprake brengt tijdens een openbare bijeenkomst.⁠

Hoe meer je weet over de achterban die een (mogelijke) rol kan spelen tijdens het mediationproces des te meer kans je hebt op een voor iedereen bevredigend resultaat.

⁠Welke invloed heeft de achterban?

Zodra het duidelijk is wie er deel uitmaakt van de achterban, is het voor mij ook van belang om te weten welke invloed die achterban heeft op het mediationproces. Hoewel een volledig mandaat voor de partijvertegenwoordiger niet per se nodig is, moet wel duidelijk zijn van wie er toestemming wordt vereist, of met wie er ruggespraak moet worden gehouden. Dat geldt natuurlijk vooral bij een formele achterban. Het is daarom van groot belang dat alle betrokkenen, voordat de mediation van start gaat, precies weten waar ze aan toe zijn. Goede afspraken en duidelijke spelregels voorkomen dat een partijvertegenwoordiger het resultaat van de mediation niet kan ‘verkopen’ en de achterban na afloop gaat morren. Of dat dit resultaat slechts wordt gezien als basis waarop weer verder zou moeten worden onderhandeld.

Wanneer wordt de achterban in de mediation betrokken?

Je moet ook heldere afspraken maken op welk(e) moment(en) de achterban in de mediation wordt betrokken. Hoe vaak gaat de vertegenwoordiger terug voor feedback? Periodieke terugkoppeling met de achterban is belangrijk. Je moet als mediator dan ook goed in de gaten houden of dat inderdaad gebeurt. Zo kun je voorkomen dat de achterban onvoldoende is geïnformeerd en opeens voor een voldongen feit wordt gesteld.

Ondersteunende rol voor de mediator

Bij het afstemmen met de achterban is mijn rol als mediator vooral ondersteunend. Dit doe ik met name op de volgende punten:

  • Samen met de partijvertegenwoordiger de achterban goed in kaart brengen.⁠
  • ⁠Duidelijk krijgen welke invloed die achterban heeft op het mediationproces en of het mandaat van de partijvertegenwoordiger ver genoeg reikt. Hoe loopt de besluitvorming?⁠
  • ⁠Het afspreken van duidelijke spelregels in de mediation over mandaat en de wijze van de betrokkenheid van de achterban.⁠ O.a. afspraken maken over de momenten waarop dit gebeurt. Zo voorkom je dat een partijvertegenwoordiger het resultaat van de mediation niet kan ‘verkopen’ aan de achterban.⁠
  • ⁠Monitoren of periodieke terugkoppeling met de achterban inderdaad gebeurt.⁠ Zo voorkom ik dat de achterban onvoldoende is geïnformeerd en opeens voor een voldongen feit wordt gesteld.⁠
  • ⁠Tot slot zorg ik ervoor dat de lijst met afspraken die voortkomen uit de mediation zo neutraal mogelijk is en goed is uitgebalanceerd.⁠ Dit betekent dat alle partijen zich er volledig in kunnen vinden en dat zij er allemaal aan hebben bijgedragen.⁠

Vragen?

Heb je vragen n.a.v. deze blog of heb je te maken met een conflict en wil je sparren of mediation in jouw situatie passend is? Neem dan vrijblijvend contact met me op, dan nemen we het samen door.

No comment yet, add your voice below!


Add a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.