Hoe ga je om met de achterban in een mediation?

Achterban

In de meeste mediations heb je te maken met een (on)zichtbare achterban. Hoe ga ik daarmee om als mediator?

Afstemmen met de achterban

Bij een mediation waarin privéproblemen een rol spelen, is het deelnemersveld en de achterban over het algemeen vrij duidelijk vast te stellen. Er zijn echter ook veel mediations waarbij dit minder duidelijk is. Het gaat dan meestal om verschillende partijen met een grote achterban, zoals organisaties en bedrijven die een vertegenwoordiger naar voren schuiven om de onderhandelingen te doen. Deze partijvertegenwoordiger zal met zijn achterban moeten afstemmen onder welke condities de mediation moet plaatsvinden. En hij zal uiteindelijk verantwoording afleggen en het mediationresultaat aan zijn achterban moeten ‘verkopen’.

Waaruit bestaat de achterban?

Als mediator is het belangrijk om te weten met welke achterban ik te maken heb.

De achterban kan zichtbaar of onzichtbaar zijn.:

  • Zichtbare achterban kan bestaan uit:⁠
    • ⁠een formele achterban zijn zoals een Raad van Bestuur, aandeelhouders, businesspartners of een belangengroep.⁠
    • een informele achterban zoals familieleden, een echtgenoot, collega’s, buren etc..⁠
  • Onzichtbare achterban kan bijv. zijn een heimelijke relatie of een verborgen geldschieter.⁠ Kortom, iedereen die een betrokkene liever niet ter sprake brengt tijdens een openbare bijeenkomst.⁠

Hoe meer je weet over de achterban die een (mogelijke) rol kan spelen tijdens het mediationproces des te meer kans je hebt op een voor iedereen bevredigend resultaat.

⁠Welke invloed heeft de achterban?

Zodra het duidelijk is wie er deel uitmaakt van de achterban, is het voor mij ook van belang om te weten welke invloed die achterban heeft op het mediationproces. Hoewel een volledig mandaat voor de partijvertegenwoordiger niet per se nodig is, moet wel duidelijk zijn van wie er toestemming wordt vereist, of met wie er ruggespraak moet worden gehouden. Dat geldt natuurlijk vooral bij een formele achterban. Het is daarom van groot belang dat alle betrokkenen, voordat de mediation van start gaat, precies weten waar ze aan toe zijn. Goede afspraken en duidelijke spelregels voorkomen dat een partijvertegenwoordiger het resultaat van de mediation niet kan ‘verkopen’ en de achterban na afloop gaat morren. Of dat dit resultaat slechts wordt gezien als basis waarop weer verder zou moeten worden onderhandeld.

Wanneer wordt de achterban in de mediation betrokken?

Je moet ook heldere afspraken maken op welk(e) moment(en) de achterban in de mediation wordt betrokken. Hoe vaak gaat de vertegenwoordiger terug voor feedback? Periodieke terugkoppeling met de achterban is belangrijk. Je moet als mediator dan ook goed in de gaten houden of dat inderdaad gebeurt. Zo kun je voorkomen dat de achterban onvoldoende is geïnformeerd en opeens voor een voldongen feit wordt gesteld.

Ondersteunende rol voor de mediator

Bij het afstemmen met de achterban is mijn rol als mediator vooral ondersteunend. Dit doe ik met name op de volgende punten:

  • Samen met de partijvertegenwoordiger de achterban goed in kaart brengen.⁠
  • ⁠Duidelijk krijgen welke invloed die achterban heeft op het mediationproces en of het mandaat van de partijvertegenwoordiger ver genoeg reikt. Hoe loopt de besluitvorming?⁠
  • ⁠Het afspreken van duidelijke spelregels in de mediation over mandaat en de wijze van de betrokkenheid van de achterban.⁠ O.a. afspraken maken over de momenten waarop dit gebeurt. Zo voorkom je dat een partijvertegenwoordiger het resultaat van de mediation niet kan ‘verkopen’ aan de achterban.⁠
  • ⁠Monitoren of periodieke terugkoppeling met de achterban inderdaad gebeurt.⁠ Zo voorkom ik dat de achterban onvoldoende is geïnformeerd en opeens voor een voldongen feit wordt gesteld.⁠
  • ⁠Tot slot zorg ik ervoor dat de lijst met afspraken die voortkomen uit de mediation zo neutraal mogelijk is en goed is uitgebalanceerd.⁠ Dit betekent dat alle partijen zich er volledig in kunnen vinden en dat zij er allemaal aan hebben bijgedragen.⁠

Vragen?

Heb je vragen n.a.v. deze blog of heb je te maken met een conflict en wil je sparren of mediation in jouw situatie passend is? Neem dan vrijblijvend contact met me op, dan nemen we het samen door.

Waarom kiezen bedrijven niet vaker voor mediation bij zakelijke conflicten?

Mediation bij zakelijke conflicten

In de Verenigde Staten zien bedrijven mediation bij zakelijke conflicten steeds meer als een serieus alternatief voor een gang naar de rechter. In Europa, met uitzondering van Groot Brittannië, kiezen nog maar weinig bedrijven voor mediation. Het aantal zakelijke mediations dat op jaarbasis plaats vindt, staat in geen verhouding met het aantal handelszaken die aan de rechtbank worden voorgelegd. Waarom is dat zo?

Conflict zelf oplossen 

Bij een zakelijk conflict hebben Nederlandse bedrijven vooral oog voor de reputatie en het behoud van de relatie. Wanneer zich een zakelijk conflict voordoet, zijn veel ondernemingen van mening dat ze dit zelf onderling moeten proberen op te lossen. Als dat niet lukt, kiezen ze er meestal voor om direct naar de rechter te stappen. Mediation heeft geen toegevoegde waarde als de standpunten te ver uit elkaar liggen, zo is vaak de redenatie. Toch blijkt uit onderzoek in het midden- en kleinbedrijf dat het gemiddelde slagingspercentage voor mediation in Europa op 75% ligt. Wanneer ondernemingen vrijwillig voor mediation kiezen ligt dit zelfs op 80%. Je kunt je dus afvragen, hoe het toch komt dat het inschakelen van een externe bemiddelaar nog maar zo weinig wordt toegepast. Een gebrek aan praktijkervaring, kennis en inzicht in de financiële voordelen spelen daarbij een rol.

Mediation bij zakelijke conflicten nog niet ingeburgerd in het bedrijfsleven

In een artikel uit 2015 in het Tijdschrift Conflicthantering vertellen een aantal topfunctionarissen van grote Nederlandse ondernemingen waarom zij (nog) niet of nauwelijks mediation toepassen. Zij noemen hiervoor verschillende redenen:

  • De macht der gewoonte: Bedrijven stappen naar de rechter als ze er onderling niet uitkomen. Dat gebeurt al tijden zo. Het is de geëigende weg.
  • Onbekend maakt onbemind: Bij veel bedrijven in Nederland is er nog maar weinig kennis aanwezig over een moderne conflictoplossingsmethode als mediation. Positieve ervaringen zijn te weinig zichtbaar. Dat heeft er ook mee te maken dat mediation veel minder openbaar is dan een rechtszaak.
  • Geen praktijkervaring: Vooral als ondernemingen geen ervaring hebben met mediation, kunnen ze het ook niet staven aan tastbare resultaten. Ze vragen zich af wat de toegevoegde waarde zou kunnen zijn: ‘Als we er zelf niet uitkomen, waarom zou een mediator dan wel in staat zijn om tot een oplossing te komen?’
  • Ontbreken van conflictmanagementbeleid: Dit wordt vaak genoemd als reden voor het feit dat bedrijven nog weinig gebruik maken van zakelijke mediation. Zodra bedrijven hier wel beleid voor hebben ontwikkeld, passen zij ook vaker mediation toe.

Kosten besparen met behoud van reputatie en relatie

De voornaamste reden waarom ondernemingen in de Verenigde Staten steeds meer kiezen voor mediation boven een rechtsgang is kostenbeheersing. Ook het behoud van de controle over de oplossing speelt een belangrijke rol. Nederlandse ondernemingen noemen kostenbesparing nauwelijks als reden om te kiezen voor mediation. Een rechtszaak aanspannen is een kostbare aangelegenheid en kan bovendien veel tijd in beslag nemen. Ook al win je de zaak, kun je je afvragen of je werkelijk hebt gewonnen. Een gang naar de rechter kan wel degelijk negatieve gevolgen hebben voor zowel de reputatie van de onderneming als de zakelijke relatie. Mediation is daarentegen goedkoper, sneller en erop gericht om tot een oplossing van een conflict te komen. Dat maakt mediation niet alleen kostenbesparend, maar biedt ook meer kansen op behoud van reputatie en de relatie.

Neem vandaag nog contact met mij op en ontdek de voordelen van mediation

 

Vertrouwen bij arbeidsconflicten

Vertrouwen

Hoe krijg je het vertrouwen terug na een arbeidsconflict?

 

Bij negen van de tien arbeidsconflicten speelt vertrouwen een grote rol. Voor mij als mediator is het dan de taak dat de verschillende partijen met elkaar in gesprek komen om het vertrouwen in elkaar weer op te bouwen. Hier zullen beide partijen zelf hard aan moeten werken. Maar wat verstaan we eigenlijk onder vertrouwen? En waarom speelt het zo’n belangrijke rol en wat doet een mediator om het vertrouwen in elkaar weer terug te winnen?

 

De definitie van vertrouwen

Vertrouwen is een belangrijk begrip in onze samenleving. Zonder vertrouwen is een maatschappij niet werkbaar. Iedereen weet wel ongeveer wat vertrouwen betekent, maar het wordt niet altijd juist toegepast. Het is daarom handig om de precieze definitie van vertrouwen nog eens te noemen. Definities van vertrouwen omvatten de bestandsdelen afhankelijkheid, geloof in de ander en verwachting. Met afhankelijkheid wordt bedoeld de bereidheid om afhankelijk te zijn van (de daden van) een persoon of groep. Geloof houdt het geloof in de eerlijkheid van een ander in en het feit dat de ander goede bedoelingen heeft. De verwachting bestaat uit het vertrouwen dat men heeft niet te worden benadeeld door de ander. Vertrouwen is er niet zomaar, maar moet eerst worden opgebouwd tussen twee partijen. Het is dynamisch en onderhevig aan verandering.

 

Intuïtief vertrouwen

Er worden verschillende vormen van vertrouwen in de literatuur genoemd. Eén daarvan is het intuïtief vertrouwen. Bij deze vorm is het vertrouwen gebaseerd op een onderbuikgevoel en op emoties. Mensen met een sterke intuïtie zijn geneigd om zich door deze vorm veel te laten leiden. Intuïtief vertrouwen vormt vaak de basis voor langdurige relaties en samenwerkingsverbanden. Echter omdat deze vorm van vertrouwen weinig tastbaar is en meer uit gaat van een bepaald gevoel, is er een groot risico aanwezig dat het vertrouwen geschaad wordt.

 

Geobjectiveerd vertrouwen

Het tegenovergestelde van intuïtief vertrouwen is het geobjectiveerd vertrouwen. Deze vorm is gebaseerd op logica en feitelijkheden. Bijvoorbeeld de keuze van twee bedrijven om samen te gaan werken naar aanleiding van het voeren van veel gesprekken en inzage in elkaars jaarstukken, is gebaseerd op geobjectiveerd vertrouwen. Ook hier speelt emotie een rol, dat is namelijk altijd zo bij vertrouwen en samenwerken met een ander, maar in veel mindere mate dan bij intuïtief vertrouwen. In dat laatste geval zouden twee bedrijven al kunnen gaan samenwerken nadat ze één goed gesprek met elkaar hebben gehad en het goed voelt.

Wat bepaalt vertrouwen?

Of er vertrouwen is tussen mensen hangt af van vier factoren: betrokkenheid, geloofwaardigheid, betrouwbaarheid en bekendheid. Betrokkenheid wordt bepaald door het uiten van intenties. In het vertrouwen in elkaar helpt het om de ander kenbaar te maken welke intenties er zitten achter bepaalde handelingen en acties. De factoren geloofwaardigheid en betrouwbaarheid vloeien enigszins in elkaar over. Deze twee gaan over de mate waarin gedane beloftes en afspraken nagekomen en gerealiseerd kunnen worden. Bekendheid gaat over op welke wijze en in welke mate een beeld wordt gevormd over de andere partij. Wanneer iemand een ander volledig vertrouwt, zijn deze vier factoren in goede harmonie. Wanneer het vertrouwen geschaad is, dan komt dat doordat één of meer van de vier factoren onvoldoende aanwezig zijn.

Vertrouwensbreuk bij een arbeidsconflict

 

Wanneer er sprake is van een arbeidsconflict, dan wordt in de meeste gevallen ook het vertrouwen geschaad bij minimaal één van de beide partijen. Als een arbeidsovereenkomst wordt ondertekend, vertrouwen zowel werknemer als werkgever erop dat de afspraken worden nagekomen. Er is sprake van wederzijdse afhankelijkheid. De werknemer is afhankelijk van zijn baas voor werk en salaris, de werkgever is afhankelijk van zijn werknemer dat de werkzaamheden naar behoren worden uitgevoerd. Door deze wederzijdse afhankelijkheid hebben beide partijen er belang bij dat een conflict wordt opgelost om de samenwerking te kunnen continueren. Wanneer één van de partijen het idee krijgt dat de ander niet meer te vertrouwen is, is de kans groot dat hij acties gaat ondernemen om zijn eigen belangen te beschermen. Bijvoorbeeld een werknemer krijgt signalen (of denkt te krijgen) dat de werkgever van hem af wil, dan kan dat leiden tot meer ziekteverzuim, een advocaat in de arm nemen en medestanders werven. Het wederzijds vertrouwen gaat dan over naar wantrouwen. Ook andersom kan het wantrouwen ontstaan, bijvoorbeeld als een werkgever hoort dat een werknemer veel contacten heeft met een concurrent en concludeert dat de werknemer aan het solliciteren is. Dit wantrouwen kan ertoe leiden dat een werkgever zijn werknemer formele waarschuwingsbrieven stuurt, een extra beoordelingsgesprek inlast of de werknemer strenger gaat controleren. In dit soort gevallen zal de balans tussen vertrouwen en afhankelijkheid hersteld moeten worden. Dit kan enerzijds door de afspraken (afhankelijkheid) gelijk te laten en het vertrouwen te herstellen. Of anderzijds door de afhankelijkheid zodanig bij te stellen dat het past bij de verminderde mate van vertrouwen. Wanneer beide oplossingen niet mogelijk zijn en beide partijen er niet uitkomen, dan is beëindiging van de samenwerking (afhankelijkheid) nog de enige overgebleven oplossing.

 

Wat doet een mediator in het geval van vertrouwensbreuk?

Een situatie waarbij de samenwerking moet worden beëindigd door een vertrouwensbreuk tussen werknemer en werkgever moet natuurlijk zoveel mogelijk voorkomen worden. Beide partijen hebben geen belang bij beëindiging van de samenwerking. Een mediator kan helpen om het vertrouwen en afhankelijkheid tussen de partijen weer te herstellen. Er kan alleen een positieve uitkomst zijn als alle betrokkenen gemotiveerd zijn om te bouwen aan het vertrouwen. De mediator zal regelmatig tijdens het traject checken of de motivatie aanwezig is bij beide partijen. Aan werkgever en werknemer zal worden uitgelegd wat afhankelijkheid versus vertrouwen inhoudt en wat er binnen deze relatie precies hersteld moet worden. De mediator heeft als rol om een ieder een spiegel voor te houden. Bij conflictsituaties heeft men vaak de neiging om de schuld buiten zichzelf te leggen. Maar een ieder heeft (vaak onbewust) zijn eigen aandeel in het conflict en de vertrouwensbreuk. De mediator zorgt ervoor dat er onderscheid gemaakt wordt tussen feiten en aannames. Een werknemer kan bijvoorbeeld het idee hebben dat zijn werkgever van hem af wil, dat is een aanname, maar wellicht zeggen de feiten iets heel anders.

Tijdens mediation wordt bespreekbaar gemaakt welk beeld de partijen van elkaar hebben. Dit wordt gedaan aan het begin van het mediationtraject, maar ook aan het einde. Welke veranderingen zijn er teweeg gebracht en wat heeft daarvoor gezorgd? Ook is het belangrijk om intenties aan elkaar uit te spreken om het vertrouwen te herstellen, zoals ook al eerder benoemd werd bij de factor betrokkenheid. Door open communicatie is er meer duidelijkheid en helderheid en dit verhoogt de mate van vertrouwen onderling. Ook hierbij geldt weer dat de deelnemers naar hun eigen handelen moeten kijken, wat kunnen zijzelf eraan bijdragen om het vertrouwen weer op te bouwen. Dus niet alleen verwachtingen stellen aan de andere partij, maar stel ook verwachtingen voor jezelf. Ten slotte moet de uitvoerbaarheid van de afspraken gecheckt worden, alleen als de afspraken uitvoerbaar zijn, dan zijn ze geloofwaardig en betrouwbaar.

 

Voor zowel werknemers als werkgevers kan het in het begin wat geforceerd voelen om op deze manier weer tot een normale samenwerking te komen. Dit gevoel is heel normaal en is in het begin nodig om de stapjes te zetten die nodig zijn voor herstel van het vertrouwen. Het lastige aan het werken aan het verbeteren van het vertrouwen is dat het vaak een gevoelskwestie is. In sommige gevallen is het zo dat het intuïtief vertrouwen mogelijk niet meer terugkomt, maar dat er wel sprake kan zijn van geobjectiveerd vertrouwen, dat meer gebaseerd is op logica en feiten. Het is haalbaarder om naar deze vorm van vertrouwen te werken dan naar intuïtief vertrouwen. Ook geobjectiveerd vertrouwen kan zorgen voor een goede samenwerking tussen beide partijen. Met beide partijen wordt samen onderzocht wat zij verstaan onder geobjectiveerd vertrouwen en welke afspraken daarin gemaakt kunnen worden. Vanuit daar kan er samen met de mediator gewerkt worden om het vertrouwen onderling weer op te bouwen en een werkzame relatie te herstellen.

Heeft u het gevoel dat u uw werknemer niet meer kunt vertrouwen, of is er juist sprake van een verminderd vertrouwen van uw werknemer richting u en wilt u dat herstellen? Neem dan contact met mij op en samen kunnen we bespreken of ik iets voor u kan betekenen.

Online mediation

Online mediation

Wat is online mediation?

Bij online mediation communiceren partijen met elkaar op internet via de mediator. De communicatie is a-synchroon. Dat betekent dat ieder op een zelf gekozen tijdstip kan reageren. Het is dus geen ‘chat’.

Online mediation begint met een intake: het invullen van een uitgebreide vragenlijst via internet. Aan de hand van uw antwoorden en die van de andere partij(en) krijgt de mediator een goede indruk van wat er speelt. Daardoor kunnen tijdens de eerstvolgende mediationbijeenkomst al snel de belangrijke zaken aan de orde komen. U kunt er ook voor kiezen om de mediation helemaal online te doen.

Bij welke conflicten?

U kunt bij alle soorten conflicten kiezen voor online mediation. Ook als er meer partijen betrokken zijn: 30 is het maximum. Het is dus ook geschikt voor bijvoorbeeld directies, VVE’s, maatschappen en interactieve beleidsvorming bij overheden.

Wat heeft u als deelnemer nodig om met het systeem te kunnen werken?

Als u gewend bent om met internet en e-mail te werken, kunt u probleemloos met het systeem werken. Er is geen aanvullende training nodig.
Een geldig privé e-mailadres en een internetverbinding zijn voldoende.

Hoe verloopt een online mediation?

Het online bemiddelingstraject bestaat uit de volgende stappen:

  1. De mediator adviseert partijen over het bemiddelingsproces en de online procedure. Er worden afspraken gemaakt over de procedure, de regels en de kosten. Dit vindt plaats tijdens een intakegesprek maar kan ook telefonisch.
  2. De mediator legt de afspraken over de mediation vast in een mediationovereenkomst en stuurt deze naar partijen ter ondertekening.
  3. De mediator legt de case aan en voert de basisinformatie over de case en de deelnemers in;
  4. Zodra de case is aangelegd, krijgen de deelnemers automatisch een e-mail met een uitnodiging om aan de online mediation deel te nemen;
  5. De deelnemers krijgen toegang tot de beveiligde online mediation website via een link die ze per e-mail ontvangen. Na registratie vullen ze een intake in;
  6. Zodra de deelnemers de intake hebben ingevuld, krijgt de mediator bericht dat met de mediation kan worden begonnen;
  7. De mediator verstuurt een eerste bericht om zo de ‘bijeenkomst’ met de deelnemers op het discussieforum te starten.
  8. De deelnemers en de mediator communiceren nu via het discussieforum, waar ze informatie kunnen uitwisselen, kwesties kunnen bespreken, ideeën kunnen voorleggen en, indien mogelijk, geschillen oplossen.

Kosten en doorlooptijd online mediation

De kosten bestaan uit het uurtarief van de mediator en eenmalige kosten voor het gebruik van het online platform. De tijd die nodig is hangt af van de complexiteit van het probleem waarover wordt gediscussieerd en hoe snel deelnemers op berichten reageren. Dus, hoe actiever en constructiever u deelneemt aan de online gesprekken, hoe sneller uw probleem kan worden opgelost.

Voordelen van online mediation

Praktisch

  • geen reistijd
  • verlof opnemen of oppas regelen is niet nodig
  • u hoeft geen volle agenda’s op elkaar af te stemmen.
  • u bepaalt zelf op welk tijdstip u reageert, dit kan 24 uur per dag, 7 dagen in de week.

Emotioneel

  • geen pijnlijke emotionele confrontaties.
  • u kunt in alle rust uw antwoord of vragen nog eens overdenken en de tijd nemen om uw emoties daarin de juiste plaats geven.
  • voorkomt ruzies en hooglopende emoties die kunnen ontstaan bij echte, fysieke gesprekken.
  • de ene partij kan niet door de andere partij worden ondergesneeuwd, zoals weleens gebeurt in gesprekken.
  • partijen ervaren minder/geen machtsverschil (met name bij arbeidsconflicten kan dit van belang zijn)

Nadelen van online mediation

De voordelen klinken goed, maar wegen na onze ervaring niet op tegen de nadelen. Emoties laten zich via dit systeem lastig reguleren. Bijvoorbeeld, voor het praktisch regelen van een scheiding voldoet online mediation, maar alleen als partijen even graag willen scheiden, elkaar een nieuwe start gunnen en bereid zijn tot een eerlijke verdeling. Online mediation werkt niet als er spanningen zijn en er eerst pijnlijke kwesties moeten worden besproken en emoties een plek moeten krijgen. Daarvoor zijn toch echt face-to-face gesprekken nodig.

Daarom werkt DOOR1DEUR niet meer met online mediation. Wij passen wel videobellen toe indien gewenst, maar dat is iets anders.

Meer informatie?

Neem dan contact op met ons, wij helpen u graag!

 

F*CK IT! Empowerment in mediation

Dit ondeugende kaboutertje kreeg ik van een deelneemster bij de afsluiting van een mediation over een arbeidsconflict. Voor haar staat het symbool voor haar nieuw verworven lef om voor zichzelf op te komen. In vaktermen heet dit empowerment: het vergroten van de autonomie van partijen en van hun vermogen om zelf te beslissen.

Als mediator stimuleer je empowerment allereerst door je gedragsregels uit te dragen:

  • met een neutrale houding en onpartijdigheid
  • door de verantwoordelijkheid voor de gekozen oplossing bij partijen te leggen
  • door geen oplossing op te dringen en
  • door de keuzes van partijen te respecteren, ongeacht wat je zelf van de kwestie vindt.

Maar dat is niet altijd genoeg.  In conflicten raken mensen vaak hun zelfvertrouwen kwijt. Doordat de ander rot of neerbuigend tegen je doet, doordat je niet weet hoe je met het conflict moet omgaan of doordat je de kracht en de macht van de ander overschat en daarmee jezelf klein en weerloos maakt.

Als mediator kan ik een mediationdeelnemer helpen bij het (terug)krijgen van het zelfvertrouwen door hem of haar het eigen aandeel in het conflict te laten inzien en erkennen. Iemand die de schuld voor het conflict volledig bij de ander legt kan zich namelijk machteloos voelen: de ander bepaalt, het conflict overkomt je.

1-op-1 kan je nog verder gaan om mensen hun zelfvertrouwen te laten herwinnen. Als mediator heb je hier beperkt de mogelijkheid toe in een zogenoemde caucus (een individueel gesprek met een van de partijen). Als conflictcoach heb je meer mogelijkheden. Je kan het beeld dat iemand heeft van de ‘enorme’ macht en de kracht van de andere partij helpen terugbrengen tot normale proporties:

  • door te benadrukken dat het om het gedrag gaat en niet om de persoon
  • door uit het persoonlijke te gaan en het conflict zakelijk af te pellen
  • door iemand weer bewust te maken van de eigen sterke punten
  • door iemand met respect naar zichzelf te laten kijken: waarom zou de ander zich respectloos naar jou mogen gedragen?

Ook het leren omgaan met kritiek en feedback is essentieel voor het zelfvertrouwen. Dat is ook een belangrijke taak van een conflictcoach.

Het kaboutertje heeft inmiddels een mooie plek in mijn kantoor gekregen. Soms, als ik in het heetst van de strijd even onzeker word, kijk ik naar dat olijke gezicht en die opgestoken middelvinger en denk ik ‘F*ck it, ik kan niet meer doen dan m’n best!’

Neem contact op

Mobiel in vliegtuigstand bij mediation

Mobiel bij mediation in vliegtuigmodus

“Ik merk dat ik erg afgeleid word door je mobiel. Zou je hem op de vliegtuigstand willen zetten en in je tas willen doen?”

Dit is een vraag die ik regelmatig stel in mediations.

Mediation is een ultieme gelegenheid om écht met elkaar in verbinding te komen om het verstoorde contact te herstellen. Een mobiel op tafel werkt daarbij averechts. Oók als het geluid uit staat. Onderzoek toont aan dat alleen al een korte blik werpen op je mobiel om te zien wie er gebeld heeft de kwaliteit van het gesprek aantast. Het haalt je uit het moment en zet je terug in de hectiek van alledag. 

Aandacht besteden aan je mobiel -hoe kort ook- tijdens het mediationgesprek zorgt ervoor dat je niet voor de volle 100% met je aandacht bij het gesprek bent. Dat werkt niet alleen afleidend, het is ook disrespectvol naar je gesprekspartner. Je laat zien dat je op dat moment iets anders belangrijker vindt dan hem of haar en het gezamenlijk oplossen van jullie probleem.

En uiteindelijk heb je daar ook jezelf mee: Je zendt de boodschap uit dat je niet bereid bent om volop te investeren in de relatie. En wat doen we als we merken dat de ander niet volledig bereid is om in ons te investeren? Dan investeren we zelf ook minder in hen.

The best things happen offline!

Foto: Gratisopgraphy

Neem contact op

Macht & mediation – een vierluik

macht & mediation

Over macht(sverschil) in mediation is zoveel te vertellen dat ik van deze blog een vierluik heb gemaakt. De vierluik bestaat uit de volgende vier delen:

  1. Macht in conflict en machtsbronnen
    In de eerste blog vertel ik over macht in het algemeen: wat is macht, welke machtsbronnen zijn er en wanneer is er sprake van een ‘conflict met machtsongelijkheid’ en wanneer van een ‘machtsconflict’?
  2. Machtsongelijkheid binnen mediation
    In de tweede blog vertel ik hoe ik als mediator omga met machtsongelijkheid binnen mediation.
  3. Technieken om de machtsbalans te bewaken
    De derde blog gaat in op de instrumenten die een mediator ter beschikking heeft om de machtsbalans te bewaken
  4. De underdog? 10 tips om je krachtiger te voelen in mediation
    In het vierde en laatste deel van de vierluik over macht vertel ik je hoe je als minder-machtige zelf het heft in handen kan nemen om een mediationgesprek met een meer-machtige in goede banen te leiden.

MACHT

Deel 1 van de vierluik.

Wat is macht?

Allereerst een mooie definitie: macht is het vermogen om je wil op te leggen aan een ander, ook als die ander daar niet van gediend is. Als dit gedwongen gaat, dan is er ongelijkheid in de relatie. Als de macht wordt aanvaard door de ander dan is die ongelijkheid er ook, maar die wordt dan geaccepteerd. Je spreekt dan van gezag of autoriteit. Macht is het tegenovergestelde van afhankelijkheid. 

Wanneer heeft iemand macht over een ander?

Als iemand in een positie verkeert waarin hij of zij de ander er meer toe kan brengen zich naar hem of haar te voegen dan omgekeerd. Makkelijk gezegd: wanneer iemand het telkens voor elkaar krijgt alles te ‘bepalen’, ook als de ander het er eigenlijk niet mee eens is.

Kan macht in het ene gebied compenseren voor machteloosheid in het andere gebied?

Macht is een meerdimensionaal begrip. Zo kan iemand op het ene aspect meer macht hebben en op een ander aspect veel minder. Je kan maatschappelijk gezien een machtig persoon zijn met een belangrijke baan, maar je tegenover een ander persoon in een andere situatie toch heel machteloos en zwak voelen.

Is er sprake van een ‘conflict met machtsongelijkheid’ of van een ‘machtsconflict’?

Machtsverschillen leiden vaak tot conflicten: de een wil meer controle en beheersing en de ander wil meer autonomie. Kleine machtsverschillen leiden eerder tot conflicten, omdat beide partijen zich sterk genoeg voelen om het conflict aan te gaan.

Hele grote machtsverschillen kunnen conflicten in eerste instantie juist tegengaan, omdat de verhoudingen zó duidelijk zijn dat ze niet ter discussie gesteld (kunnen) worden. Het conflict kan wel ondergronds verder sudderen en later tot uitbarsting komen. 

Wie heeft het hier eigenlijk voor het zeggen!?”

Als er bij een inhoudelijk conflict sprake is van machtsongelijkheid tussen partijen, dan kan dit conflict makkelijk uitmonden in een ordinaire machtsstrijd. Dit gebeurt wanneer de focus van het conflict verschuift naar het betrekkingsniveau: ‘Wie heeft het hier eigenlijk voor het zeggen?!’. 

De meer-machtige kan op zijn strepen gaan staan als hij er met argumenten niet uitkomt: ‘En toch moet je doen wat ik zeg’. 

De minder-machtige kan dan de meer-machtige beschuldigen van machtsmisbruik. Gebeurt dit in mediation, dan is het aan de mediator om de focus weer te verleggen van de machtsrelatie naar de oorspronkelijke inhoudelijke tegenstelling óf om het machtsconflict open op tafel te leggen (omdat dát wel eens het eigenlijke conflict zou kunnen zijn). 

Machtsbronnen

Hoe komt het nu dat iemand meer macht heeft dan de ander? Vaak ligt dat aan de machtsbronnen die een persoon tot zijn beschikking heeft. 

Heeft hij bijvoorbeeld veel kennis of de mogelijkheid via derden aan die kennis te komen? Denk aan juridische kennis of bijvoorbeeld achtergrondinformatie over een bepaalde kwestie in het bedrijf of voorkennis.
Wat is de positie van iemand binnen een bedrijf? Formeel, maar ook in de zin van welke relaties heeft hij? Heeft hij toegang tot belangrijke personen? Is hij bij machte om besluitvorming te blokkeren? Hoe staat het met de achterban van iemand? Of de publieke opinie? 

Ook belangrijk: wat is je reputatie? Meld jij je vaak ziek, dan worden jouw klachten over een hoge werkdruk minder serieus genomen dan wanneer je bekend staat als een harde werker, die ook nog wel even overwerkt als het moet.

Zijn er alternatieven voor jou, als je weg zou vallen? Beschik jij over unieke deskundigheid en kennis waardoor je een cruciale rol speelt in het functioneren van het bedrijf? Of zijn er voor jou tien anderen?

En daarnaast zijn er nog tal van overige zaken die machtsbronnen kunnen zijn: geld, schuldgevoelens, persoonlijke vaardigheden of eigenschappen, enzovoorts.

De aanwezigheid van machtsbronnen wil niet perse zeggen dat partijen macht over anderen uitoefenen. Machtsbronnen geven partijen de mogelijkheidom tot daadwerkelijke machtsuitoefening over te gaan. Maar van de beschikking over machtsbronnen gaat in de regel wel een beïnvloedende werking uit.

Sommige mensen zijn zich amper bewust van de machtsbronnen die ze ter beschikking hebben. Dat zijn er meestal meer dan zij denken. Bovendien kan je ook zelf een machtsbron ontwikkelen, bijvoorbeeld door op zoek te gaan naar nuttige juridische informatie. Het zijn over het algemeen niet de feitelijke mogelijkheden, maar de eigen overtuigingen over die mogelijkheden die partijen verhinderen hun machtsbronnen te benutten. 

Machtsongelijkheid in een conflict

Machtsongelijkheid heeft invloed op de manier waarop het conflict opgelost wordt. Een paar voorbeelden:

  • Een partij met meer geld kan gerenommeerde, dure advocaten en adviseurs inhuren of zonder problemen in hoger beroep gaan.
  • Een partij met meer kennis kan een onderhandeling strategisch beter spelen 
  • Een partij met de wet of publieke opinie aan zijn kant, kan pressie uitoefenen en op zijn of haar strepen blijven staan. 
  • Iemand met recht op rechtsbijstand (Pro Deo advocaat) kan de andere partij ‘uitroken’ en het proces vertragen of rekken.
  • Een partij die zich schuldig voelt, zal waarschijnlijk sneller toegeven aan de wederpartij.

MACHTSONGELIJKHEID BINNEN MEDIATION

Deel 2 van de vierluik

Machtsongelijkheid

In een mediation kunnen er grote machtsverschillen bestaan tussen de deelnemers. Bijvoorbeeld bij zaken tussen verhuurder en huurder, overheidsinstantie en burger of tussen werkgever en werknemer. Als de ene partij beduidend meer macht heeft dan kan hij zich exploiterend gedragen (uitbuiten en forceren) en zo de ander pushen om zich te onderwerpen en toegeeflijk te zijn. Is het machtsverschil heel groot dan kan de meer-machtige simpelweg zijn wil opleggen aan de ander en hem dwingen zijn winst op te geven. 

Hoe ga je hiermee om als mediator? Er wordt verschillend gedacht over de vraag of een mediator de verantwoordelijkheid heeft om de machtsverschillen tussen partijen in evenwicht te brengen of juist te laten voor wat het is. Deze twee benaderingen heb ik tegenover elkaar gezet:

Proactieve rol van de mediator 
De mediator kan een proactieve rol aannemen door actief te streven naar een machtsbalans. De mediator doet er dan alles aan om partijen tot overeenstemming te laten komen en om de oplossing zo juist en rechtvaardig mogelijk te laten zijn. Dat kan de mediator doen door de onmachtige partij te ‘empoweren’, dus machtiger te maken. Pas als partijen min of meer gelijkwaardig zijn is het mogelijk om effectief te onderhandelen over een oplossing. Het volledig neutraliseren van de machtsverschillen zal vrijwel nooit lukken. Het is ook de vraag of dat gewenst is. Bovendien is er geen sprake van macht als er geen machteloze is.

Terughoudende rol van de mediator 
De mediator kan zich ook juist terughoudend opstellen door zo min mogelijk in te grijpen in de machtsbalans. Hij laat dan los of de oplossing rechtvaardig is. De mediator acht de deelnemers aan de mediation zelf in staat om beslissingen te nemen en richt zich daarom niet op het veranderen van het machtsevenwicht.  Dit is een opvatting die in Nederland weinig draagvlak heeft.

Hoe ga ik hiermee om?

Ik ga er in principe vanuit dat partijen in staat zijn hun eigen beslissingen te nemen. Als ik signaleer dat zonder mijn ingrijpen het machtsverschil in de mediation zal leiden tot een onhoudbare, onwerkbare en onrechtvaardige uitkomst dan zie ik het als mijn verantwoordelijkheid als mediator om te verkennen hoe een meer evenwichtige machtsverdeling tussen partijen tot stand kan worden gebracht. Het in bescherming nemen van de zwakkere is daarbij geen optie: het kan de zwakkere alleen maar nog zwakker maken en mij als mediator partijdig doen overkomen. 

Wat wel werkt is het machtsverschil bespreekbaar maken. Gezamenlijk kan dan worden verkend hoe dit machtsverschil kan worden verkleind. Daarbij kan ik nadrukkelijk aangeven dat partijen de mogelijkheid hebben en er ook goed aan doen om een deskundige te raadplegen. Voordat zij afspraken vastleggen toets ik bij partijen of zij de consequenties van hun beslissing goed in beeld hebben en welbewust hun keuze maken. 

Het ‘sleutelen’ aan de machtsbalans doe ik alleen voor zover dat niet ten koste gaat van mijn neutrale en onpartijdige positie als mediator. Als partijen in hun volle bewustzijn een onevenwichtige oplossing willen dan accepteer ik dat. Partijen kunnen een goede reden hebben om van hun ‘rechten’ af te zien.

TECHNIEKEN OM DE MACHTSBALANS TE BEWAKEN

Deel 3 van de vierluik

Machtsbalans

In dit deel van de vierluik geef ik een opsomming van instrumenten en technieken die een mediator kan inzetten om de machtsbalans te bewaken.

Vooraf

  • Partijen zitten ieder met een gelijk aantal vertegenwoordigers en adviseurs aan tafel
  • Óf beide partijen mogen een (juridisch) adviseur meenemen óf geen van de partijen.
  • Bij business to business-mediations zijn vertegenwoordigers van partijen van een vergelijkbaar niveau (bijvoorbeeld beiden op uitvoeringsniveau of beiden op directieniveau) en hebben een soortgelijke functionele achtergrond (bijvoorbeeld beiden juridisch of hrm). 
  • In de tafelschikking komt de gelijkheid van partijen tot uitdrukking.

Tijdens de mediation

  • Machtsbalans checken. Bijvoorbeeld door aan het begin van het eerste gesprek te vragen ‘Hoe is het om zo met elkaar aan tafel te zitten?’. Door de reacties op deze vraag wordt vanzelf duidelijk of partijen open het gesprek aan durven gaan. 
  • Het machtsverschil bespreekbaar maken door het machtsverschil te benoemen en partijen de gelegenheid geven om hierover hun mening te geven.
  • De sterkere partij om begrip vragen voor de positie van de underdog: door te wijzen op haar machtspositie en te vragen of zij het redelijk vindt om met de situatie van de andere partij rekening te houden. 
  • Ervoor zorgen dat alle partijen evenveel invloed kunnen uitoefenen op het mediationproces en bijdragen aan het resultaat van de mediation.
  • Partijen ongeveer evenveel spreektijd en inbreng geven.
  • Ruimte bieden voor ieders verhaal. De minder-machtige heeft vaak behoefte om zijn verhaal te vertellen en erkenning te krijgen. 
  • Partijen als gelijkwaardige partners behandelen en van hen verlangen dat zij ook zo met elkaar omgaan.  
  • Niet meegaan in slachtoffergedrag. De zwakkere partij kan ook macht hebben door bijvoorbeeld vanuit de slachtofferrol de hele mediation te domineren ten koste  van de ‘sterke’ partij. 
  • Ook het belang van de machtige duidelijk op tafel laten komen. Ook hij heeft een belang om deel te nemen aan de mediation, anders zat hij er niet. 
  • Het tempo van de sessie aanpassen, bijvoorbeeld door bedenktijd in te lassen als een van beide partijen twijfelt.
  • Schuldgevoel normaliseren als een van de deelnemers erg toegeeflijk is vanwege een groot schuldgevoel. 
  • Het gemeenschappelijke benoemen. Bewustwording van gezamenlijke belangen kan machtsverschillen minder belangrijk maken. 
  • Emoties managen. Partijen op gepaste wijze hun emoties laten uiten en toelichten. Het ongeremd uiten van emoties werkt meestal alleen maar contraproductief en escalerend. Als de emoties erg hoog oplopen (schreeuwen, roepen, vloeken, felle verwijten over en weer) of gebruikt worden om te manipuleren dan kan een caucus worden ingezet.
  • Een caucus (1-op-1 gesprek tussen mediator en partij) inzetten als de minder-machtige het moeilijk vindt om iets uit te spreken. Hij kan zich in een 1-op-1 gesprek met de mediator vrijer voelen om zijn emoties en zorgen en onderliggende motieven te delen met de mediator. 


De minder machtige versterken (empoweren): 

Empowerment betekent dat je de autonomie van partijen stimuleert zodat zij in staat zijn om zelf beslissingen te nemen. De zwakkere partij kan als volgt worden ‘empowert’: 

  • door hem te stimuleren zich te laten bijstaan of zich te informeren. Bijvoorbeeld door hem te vragen om bepaalde informatie op te zoeken voor het volgende mediationgesprek om hem op deze manier inhoudelijk te versterken.
  • door hem wat ‘psychologisch voordeel’ te geven door voor te stellen dat deze als eerste een uiteenzetting mag geven. 
  • Door hem te helpen zijn ideeën, behoeften en voorstellen naar voren te brengen.
  • Door hem uit te nodigen om zijn eigen wensen, mening en verwachtingen te formuleren. Bijvoorbeeld met de vragen ‘Hoe kijk jij tegen deze kwestie aan?’ Waar en wanneer is het voor jou allemaal begonnen? Wat kan de ander doen voor een oplossing? Wat doet dit met jou? Wat is jouw reactie op deze kwestie?
  • Door hem te stimuleren om het initiatief te nemen: Wat zou je helpen om dit probleem op te lossen? En welke rol speelt X hierin?

De macht van de sterkere partij inperken:

  • Door hem te onderbreken als hij te lang aan het woord is
  • Door hem te onderbreken als hij de richting van het gesprek bepaalt, bijvoorbeeld door vragen op de zwakkere partij af te vuren.
  • Door hem te vragen om in eigen woorden te vertellen (parafraseren) wat de behoeften en belangen van de andere partij zijn. Zo wordt hij gestimuleerd om actief te luisteren en aandacht te hebben voor het hele plaatje, iets waar de meer-machtige vaak geen aandacht voor heeft. Bijvoorbeeld door te vragen ‘kan je verwoorden waarom X zo boos is?’ 
  • Door -als hij bluft over zijn machtspositie en de ander zich laat zich overbluffen- hem in een caucus te wijzen op de risico’s en kosten die hieraan verbonden zijn, zeker wanneer dit later bekend wordt. 

DE UNDERDOG? 10 TIPS OM JE KRACHTIGER TE VOELEN IN MEDIATION

Underdog

Als je gaat deelnemen aan een mediationtraject dan kan dat veel spanning en onzekerheid geven. Veel mensen hebben het gevoel dat zij – om wat voor reden dan ook- minder sterk staan in de mediation. In deze blog geef ik je 10 tips om je machtiger en krachtiger te voelen in mediation. 
De eerste drie tips zijn ter voorbereiding op de mediation, de rest gaat over hoe je krachtiger kan zijn tíjdens de mediation.

  1. Misschien heb je zelf meer macht dan je denkt

Stel dat je als werknemer in een arbeidsconflict met je manager verwikkeld bent. Je kan je dan de minder-machtige partij voelen omdat je lager staat in de hiërarchie, maar ben je ook daadwerkelijk de minder-machtige? 
Het kan zijn dat je je amper bewust bent van de machtsbronnen die je zelf ter beschikking hebt. Besef dat het over het algemeen niet de werkelijke mogelijkheden, maar de eigen overtuigingen over die mogelijkheden zijn, die iemand ervan weerhouden om zijn machtsbronnen te benutten. 

2. Wees je bewust van de machtsbronnen waar jij zelf al over beschikt
Ook jij als werknemer kan macht hebben:

  • Je hebt kennis en expertise die essentieel is voor het bedrijf
  • De OR staat achter je 
  • Je hebt toegang tot invloedrijke personen, bijvoorbeeld als je bevriend bent met een lid van de Raad van bestuur.
  • Je staat binnen het bedrijf bekend staat als een hardwerkende en goed functionerende medewerker.
  • Je beschikt over eigenschappen die je tot een krachtige gesprekspartner maken: je bent bijvoorbeeld verbaal en analytisch sterk en kan goed onderhandelen.

3. Ontwikkel extra machtsbronnen
Je kan ook zelf een machtsbron ontwikkelen om in te zetten tijdens de mediationgesprekken, bijvoorbeeld:

  • Onderzoek of je recht hebt op rechtsbijstand via je rechtsbijstandsverzekering of via de vakbond waar je bij bent aangesloten of op subsidie via de Raad voor rechtsbijstand 
  • Ga zelf op zoek naar nuttige juridische informatie via internet
  • Lees een boek over onderhandelen
  • Bereid je goed voor
  • Zorg dat je uitgerust en uiterlijk goed verzorgd bent
  • Toon zelfvertrouwen, geduld en vastberadenheid
  • Zoek alternatieven: ga eens na of er passende vacatures zijn bij andere bedrijven waar je zo aan de slag zou kunnen. 

De overige tips komen uit het boek ‘Conflicthantering en onderhandelen’ van Paul Huguenin. Het zijn verschillende beïnvloedingstechnieken die je tijdens de mediationgesprekken kan toepassen als minder-machtige: 

4. Vraag expliciet om een besluit
Mensen die minder machtig zijn hebben vaak weinig vertrouwen in een voor hun gunstige uitkomst. Daardoor beschouwen ze vage toezeggingen of antwoorden als een afwijzing, terwijl, als je ze concreet zou maken, ze juist een toezegging kunnen bevatten. Concretiseer dus uitspraken: bijvoorbeeld ‘ik begrijp hieruit dat u…’  of ‘u zegt dus hiermee dat …’ etc..

5. Ga uit van overeenstemming en werk gezamenlijk details uit. 
Mensen die minder machtig zijn gaan er vaak van uit dat de meer-machtige partij het met hen oneens is, het op hen gemunt heeft, enzovoort. Dit leidt vaak tot een vechthouding. De meer-machtige partij kan geïrriteerd reageren op deze vechthouding. Dit bevestigt de minder-machtige in zijn aannames, terwijl het door zijn eigen houding komt. De sfeer wordt grimmiger en de bereidwilligheid van de meer-machtige om er samen goed uit te komen neemt af. 

Ga er dus vanuit dat de meer-machtige juist wél naar overeenstemming zoekt. Zoek naar punten waarop je het met de meer-machtige eens bent, of formuleer het op zo’n manier dat er overeenstemming ontstaat. Ga vanuit die overeenstemming, die een veel beter gespreksklimaat schept, samen met de meer-machtige de details nader uitwerken: ‘we zijn het er dus in elk geval samen over eens dat … ‘, ‘Dat kan ik me indenken, hoe ziet u dat meer in detail…’  etc.. 

6. Bied alternatieven om uit te kiezen. 
Hoe meer alternatieven je de meer-machtige biedt, hoe moeilijker het voor hem wordt ze allemaal te negeren. Hiermee neem jij het initiatief en geef je de meer-machtige keuzemogelijkheden. Kondig je alternatieven ook expliciet aan, zodat voor de meer-machtige duidelijk is dat hij een aantal keuzen voorgelegd krijgt: ik wil u in elk geval een viertal alternatieven voorleggen: …. of ‘Ik heb drie opties bedacht die naar mijn mening aan beider belangen tegemoet komen’, enzovoort.

7. Verander bezwaren in voordelen
Door de negatieve verwachting dat je toch wel niets zal bereiken, kan je je lamgeslagen voelen als de meer-machtige een bezwaar uitspreekt tegen je voorstel. Zo laat je toe dat je voorstel direct van tafel wordt geveegd.  Toon in plaats daarvan een vriendelijke vastberadenheid door van bezwaren voorwaarden te maken waaronder je voorstel uitgevoerd zal worden: ‘U gaat dus akkoord met dit idee als we dan tenminste…’ of: ‘U stelt dus … als voorwaarde om mijn idee …’ etc..

8. Elimineer onuitgesproken bezwaren door ze door de meer-machtige te laten ontkennen
Het kan zijn dat je het gevoel hebt dat de meer-machtige een bepaald beeld van jou of de situatie heeft dat de voortgang van de onderhandeling kan belemmeren. Schep duidelijkheid door ‘voelbare’, maar niet uitgesproken interpretaties expliciet aan de orde te brengen. Dik het een beetje aan, dan is de kans groter dat de meer-machtige deze interpretatie zal ontkennen. Hierdoor neemt zijn onderhandelingsruimte af en het schept duidelijkheid in de verhoudingen: ‘u heeft geen vertrouwen in mijn kwaliteiten?’ of ‘heeft u het idee dat deze werkwijze absoluut niet geschikt is?’. Als op deze manier een aantal mogelijke bezwaren uit de weg zijn geholpen kan je een stapje verder gaan: ‘Ik begrijp dat deze bezwaren geen belangrijke rol spelen. Dan komen we er zo vast wel samen uit, toch? 

9. Buig besluiteloosheid om in afspraken. 
Als de meer-machtige zich onder druk gezet voelt, kan hij reageren met zaken in het vage laten, besluiteloosheid voorwenden en dingen op de lange baan schuiven. Raak hier niet geïrriteerd of moedeloos van, maar doorbreek de besluiteloosheid als volgt:

  • reageer positief op het feit dat hij er over na wil denken: ‘fijn dat u zo zorgvuldig met de zaak omspringt’
  • vraag welke informatie nog ontbreekt; stel voor dat jij die informatie zal bezorgen
  • maak een concrete afspraak om over de zaak verder te praten.

10. Schets consequenties bij mislukken
Als de meer-machtige partij niet in beweging te krijgen is kan je aangeven wat de gevolgen zijn als je er samen niet uitkomt. Doe dit niet in de vorm van een dreigement. Luister eerst met interesse naar de overwegingen van de ander. Geef dan aan wat de voordelen zijn van er samen uitkomen (dit zijn de omgekeerde nadelen van de situatie dat je er samen niet uitkomt).

Tip 4 tot en met 10 kunnen best lastig zijn, maar als je een goede mediator hebt dan mag je erop vertrouwen dat deze ook stuurt op deze punten. Je hoeft het dus niet alleen te doen!

Tot slot: Misschien is je manager helemaal niet uit op machtsvertoon!

Besef dat je eigen gedachten en verwachtingen als minder-machtige je grootste valkuil kunnen zijn. Minder-machtigen hebben vaak weinig vertrouwen in een voor hun gunstige uitkomst. Zij gaan er vaak van uit dat de meer-machtige partij het met hen oneens is en het op hen gemunt heeft. En dat ze toch wel niks zullen bereiken, enzovoort. Als je je niet bewust bent van deze negatieve gedachten en verwachtingen, dan kunnen ze een goed resultaat van de mediation in de weg staan. 
Dus ook al heeft je manager hiërarchisch gezien macht over jou, dan wil dat nog niet zeggen dat hij die macht ook daadwerkelijk wil uitoefenen. Misschien baalt hij wel net zo van de situatie als jij en wil hij niets liever dan samen tot een oplossing te komen.

Klink niet verkeerd toch? Probeer je er dus vooraf niet te druk over te maken.

Neem contact op

 

MEDIATION MET SCHADELIJK PERSOON

Mediation met een schadelijk persoon

Het kan dat u zich afvraagt of mediation wel zinvol is omdat u de andere partij als een zeer schadelijk persoon ervaart. Laten we eerst vaststellen wat we onder een schadelijke persoon hebben, zodat we het over dezelfde hebben.

Wat typeert een schadelijk persoon

Schadelijke personen hebben minimaal 6 van onderstaande kenmerken:

  1. Je kan het nooit goed bij ze doen
  2. Ze hebben commentaar op de kleinste dingetjes
  3. Ze blijven oude koeien uit de sloot halen om aan te tonen dat jij ‘slecht’ bent
  4. Ze gedragen zich alsof ze zelf fantastisch zijn en nooit een fout maken
  5. Ze zijn kritisch, dwingend en houden geen rekening met jouw behoeften
  6. Ze accepteren niet dat iemand anders is dan zijzelf
  7. Ze gaan over je grenzen heen en respecteren geen ‘nee’
  8. Ze geven niets om je gevoelens
  9. Het gaat altijd om hen: wat zij denken, wat zij nodig hebben, wat zij voelen
  10. Zij hoeven geen verantwoordelijkheid te nemen, want zij zijn het slachtoffer

Met een schadelijk persoon in mediation

Deze mensen zijn niet in gevecht met jou maar met zichzelf. Soms lijkt het wel alsof ze constant op zoek zijn naar een onderwerp om ruzie over te maken of een persoon om ruzie mee te maken. Vaak hebben ze dan ook een historie aan conflicten. Maar in hun ogen is dat toeval, want het komt niet door hen. Als je bovenstaande kenmerken leest dan zul je zelf al wel begrijpen dat een dergelijk persoon weinig tot geen begrip zal kunnen opbrengen voor de persoon waar hij of zij mee in conflict is. Bij mediation kijk je samen met partijen naar de belangen en emoties achter de standpunten. Een schadelijk persoon heeft niet het empathisch vermogen dat daarvoor nodig is. Mediation met een schadelijk persoon zal je dan ook geen begrip brengen voor jouw kant van het verhaal. Dus als dat je doel is dan zou ik ervan af zien. Het hoogst haalbare is een compromis met behulp van ‘handjeklap’. En dat is dan nog in het gunstigste geval. Schadelijke personen vinden het meestal wel heel comfortabel om in de slachtofferrol te kunnen blijven zitten. En dat is niet mogelijk als er een oplossing wordt gevonden.

Wilt u weten of mediation in uw situatie voor een oplossing kan zorgen? Neem dan nu contact op

 

Mediation bij zaken die publiciteitsgevoelig zijn

Top secret publiciteitsgevoelig

Mediation in publiciteitsgevoelige zaken

Vertrouwelijkheid is een belangrijk kenmerk van mediation. Het kan zelfs de voornaamste reden zijn waarom u – juist bij publiciteitsgevoelig zaken – uw conflict via mediation wilt oplossen. Het is aan de mediator om uw zaak optimaal te beveiligen. Als uw conflict in de publiciteit komt dan kan dat flinke imagoschade opleveren. Voor u of voor uw bedrijf. Mediation biedt dan uitkomst.

Wat mag u van uw mediator verwachten om geheimhouding te waarborgen?

Allereerst is het aan de mediator om, in overleg met partijen, een goede inschatting te maken of de media geïnteresseerd zouden kunnen zijn in het conflict. Afhankelijk van de verwachtte publiciteitsgevoeligheid dient de mediator passende maatregelen te treffen. De vertrouwelijkheid en geheimhouding moeten tot in de kleinste details worden geregeld. Daarnaast stemt de mediator van te voren met partijen af wat te doen als zij of de mediator toch door de media worden benaderd. Daarvoor kan eventueel in de mediation een gezamenlijke verklaring voor de media worden opgesteld.

Kans op lekken zo klein mogelijk maken

Partijen en mediator zijn aan geheimhouding gebonden door het tekenen van een mediationovereenkomst met geheimhoudingsclausule bij de start van de mediation.
Maar dat is vaak niet genoeg. Er zijn meer maatregelen nodig om een publiciteitsgevoelig conflict vertrouwelijk te houden. Naast partijen kunnen er meer mensen op de hoogte zijn van de mediation. Het is aan de mediator om te checken wie dat zouden kunnen zijn, zoals secretaresses en persoonlijke assistenten, partners of echtgenoten.  Of medewerkers van het kantoor van de mediator. Ook zij moeten aan geheimhouding gebonden worden door het tekenen van een geheimhoudingsverklaring.
Als de correspondentie over de mediation via e-mail plaatsvindt, moet de mediator checken wie er toegang heeft tot de e-mail en die een geheimhoudingsverklaring laten tekenen. Liever nog maken partijen gebruik van privé-emailadressen of zelfs een speciaal voor de mediation eenmalig aangemaakt e-mailaccount.
Het is ook aan de mediator om te verifiëren waar de stukken van de mediation, zoals de mediationovereenkomst, correspondentie en verslagen worden opgeborgen en wie eventueel toegang tot die plek heeft.

Boetebeding

Om het belang van de geheimhouding kracht bij te zetten kan er een boetebeding in de mediationovereenkomst worden opgenomen op overtreding van de geheimhoudingsclausule. Deze contractuele bepaling kan door een rechter worden gematigd, maar heeft in ieder geval een afschrikkingseffect.

Plaats

De mediator dient zich ervan te vergewissen dat de plaats waar de mediation plaatsvindt geschikt is. Dat betekent dat er geen of niet veel andere mensen zijn en dat de mensen die er wel zijn ook een geheimhoudingsverklaring moeten tekenen.

Communicatie naar de achterban

U mag van de mediator verwachten dat hij of zij bij iedere mediation zal checken wie er van de eventuele achterban geïnformeerd moet worden. De mediator kan dit doen door iedere mediation af te sluiten met de vraag wie waarover geïnformeerd moet worden en wie wat gaat zeggen.

Het is ondanks alle voorzorgsmaatregelen een illusie om te denken dat er buiten de mediation niet over de mediation wordt gesproken. Toch weegt dit risico niet op tegen het profijt dat u kunt hebben van een mediationprocedure.

Heeft u een publiciteitsgevoelig conflict?

DOOR1DEUR behandelt uw zaken uiterst vertrouwelijk. Neem contact op. Wij helpen u graag.

Bron: De inhoud van deze blog is mede gebaseerd op het artikel ‘Mediation in publiciteitsgevoelige zaken’  van Monique van de Griendt in het vakblad ‘Conflicthantering’ nr 6 2012