Help! Mijn werknemer meldt zich ziek na een conflict. Wat moet ik doen? / ziekmelding

Een arbeidsconflict kan er (mede) voor zorgen dat een werknemer zich ziek meldt of dat de re-integratie wordt belemmerd. In Nederland zijn er jaarlijks 70.000-100.000 ziekmeldingen na een conflict.

Als werkgever komt u bij ziekmelding na een conflict in een lastige positie. Aan de ene kant wilt u zo snel mogelijk naar een oplossing en voorkomen dat het arbeidsconflict verder escaleert. Maar aan de andere kant moet u voldoen aan de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Doet u dit niet, dan kan het UWV na 104 weken ziekte bepalen dat u als werkgever niet heeft voldaan aan uw inspanningsverplichting en een loonsanctie opleggen. Het volgen van de voorgeschreven stappen van de wet Poortwachter is vaak echter ‘olie op het vuur’. Werknemers krijgen het gevoel dat u als werkgever alleen gericht bent op re-integratie en ‘het u verder allemaal niets kan schelen’ terwijl zij juist behoefte hebben aandacht van u als werkgever voor de oorzaak van het conflict en wat dit met hen persoonlijk doet.

Tips:

  1. Voorkom (verdere) escalatie. Blijf zoveel mogelijk met de werknemer in gesprek, liefst face-to-face of telefonisch en daarna bevestigd per mail/brief. Blijf benadrukken dat u graag samen in goed overleg tot een oplossing wilt komen, maar dat u als werkgever óók de wet Poortwachter moet volgen. Zo laat u zien dat u zich als werkgever niet verschuilt achter formele brieven en procedures maar als mens-tot-mens het gesprek wilt aangaan.
  2. Volg de STECR werkwijzer arbeidsconflicten. Deze geeft duidelijkheid over de inspanningsverplichtingen van u als werkgever. In het kader van de Wet Verbetering Poortwachter beoordeelt het UWV of u deze STECR heeft gevolgd.
  3. Overweeg het instellen van een arbeidsconflictenprotocol om ziekmelding bij arbeidsconflicten in de toekomst te voorkomen 

Toelichting op de STECR werkwijzer arbeidsconflicten

STECR staat voor Stichting Expertisecentrum Reintegratie. De STECR werkwijzer arbeidsconflicten 2014 is voor de bedrijfsarts een praktische handwijzer bij de te volgen stappen bij ziekte en arbeidsconflicten en geeft werkgever en werknemer duidelijkheid over hun inspanningsverplichtingen. 

Bij ziekmelding zijn er drie mogelijke situaties:

  1. de werknemer kan door ziekte niet werken en er is geen sprake van een arbeidsconflict;
  2. de werknemer kan door ziekte niet werken en er is sprake van een arbeidsconflict;
  3. de werknemer is niet ziek, maar er is sprake van een arbeidsconflict.

In geval van ziekte adviseert de bedrijfsarts over een plan van aanpak conform de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). Indien er (ook) sprake is van een arbeidsconflict adviseert de bedrijfsarts over te gaan tot een interventieperiode (thuis blijven met behoud van loon voor maximaal 2 weken) en/of enige andere vorm van interventie (bemiddelende gesprekken of mediation).

Mediation wordt gezien als een belangrijke interventie maar is geen standaardoplossing voor elk arbeidsconflict.

Arbeidsmediation kan bijvoorbeeld zinvol zijn in de volgende situaties:

  • het conflict speelt al enige tijd;
  • het lukt partijen niet meer om er zelf uit te komen;
  • er zijn derden, bijvoorbeeld collega’s of juristen, bij het conflict betrokken;
  • het conflict is geëscaleerd of escalatie dreigt;
  • door het conflict zal de duur van de arbeidsongeschiktheid toenemen;
  • het conflict is ontstaan door pesten of naar aanleiding van (seksuele) intimidatie;
  • partijen willen spreken over een beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Als mediation wordt geadviseerd dan moet de bedrijfsarts duidelijk motiveren waarom en op welke termijn de mediation kan worden gestart.

Met behulp van de motivatie van de bedrijfsarts kunnen de werknemer en de werkgever zelf beter afwegen of zij het advies tot mediation volgen. Het zonder goede redenen niet opvolgen van dit advies kan namelijk arbeidsrechtelijke consequenties hebben zoals een loonstop of een lagere of hogere ontslagvergoeding.

Wat is de juridische status van de STECR werkwijzer arbeidsconflicten?

De werkwijzer heeft niet de juridische status van een NVAB-richtlijn. De NVAB (Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde) heeft de werkwijzer namelijk verworpen omdat zij een te juridische i.p.v. gezondheidskundige invalshoek zou hebben. Evengoed verwijzen een aantal UWV-beleidsregels en de jurisprudentie naar de werkwijzer.

Het UWV beoordeelt in het kader van de WVP of de STECR werkwijzer is gevolgd. Indien de werkgever onvoldoende inspanningen heeft verricht ten aanzien van de re-integratie wordt onderzocht of daar een deugdelijke grond voor is.

Arbeidsconflictenprotocol

Om ziekmelding bij arbeidsconflicten in de toekomst te voorkomen kunt u het instellen van een arbeidsconflictenprotocol overwegen.

Een arbeidsconflictenprotocol bevat heldere gedragsregels voor hoe om te gaan met een arbeidsconflict / conflict op de werkvloer. Een werknemer meldt zich vaak ziek na een arbeidsconflict omdat hij niet weet hoe hij er anders mee om kan gaan. Concrete gedragsregels maken duidelijk hoe een werknemer moet handelen bij een conflict zodat een (schijn)ziekmelding wordt voorkomen en het conflict niet uit de hand loopt.

Een arbeidsconflictenprotocol kan bestaan uit de volgende stappen:

  1. Een werknemer met een arbeidsconflict meldt het conflict bij een neutrale derde binnen de organisatie. Bijvoorbeeld een p&o-medewerker, een leidinggevende van een andere afdeling of een vertrouwenspersoon.
  2. Deze neutrale derde brengt de betrokkenen bij het conflict binnen twee tot drie dagen bij elkaar en bemiddelt.
  3. Als de interne bemiddeling niet lukt, dan kan de organisatie een externe mediator inschakelen.

In het protocol kan ook staan wat de werknemer in de periode tussen de conflictmelding en de oplossing kan doen: bijv. een arbeidsconflictenverlof of tijdelijk een andere werkplek.

Met een arbeidsconflictenprotocol voorkomt u dus dat een arbeidsconflict uit de hand loopt en een werknemer zich ten onrechte ziek meldt.

Het arbeidsconflictenprotocol is een waardevolle aanvulling op het personeelsbeleid, het arbeidsvoorwaardenbeleid en re-integratiebeleid. Het heeft effect als het standaard deel uitmaakt van arbeidsovereenkomsten of de personeelsregeling. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet instemmen met het protocol.