Mediation bij zaken die publiciteitsgevoelig zijn

Top secret publiciteitsgevoelig

Mediation in publiciteitsgevoelige zaken

Vertrouwelijkheid is een belangrijk kenmerk van mediation. Het kan zelfs de voornaamste reden zijn waarom u – juist bij publiciteitsgevoelig zaken – uw conflict via mediation wilt oplossen. Het is aan de mediator om uw zaak optimaal te beveiligen. Als uw conflict in de publiciteit komt dan kan dat flinke imagoschade opleveren. Voor u of voor uw bedrijf. Mediation biedt dan uitkomst.

Wat mag u van uw mediator verwachten om geheimhouding te waarborgen?

Allereerst is het aan de mediator om, in overleg met partijen, een goede inschatting te maken of de media geïnteresseerd zouden kunnen zijn in het conflict. Afhankelijk van de verwachtte publiciteitsgevoeligheid dient de mediator passende maatregelen te treffen. De vertrouwelijkheid en geheimhouding moeten tot in de kleinste details worden geregeld. Daarnaast stemt de mediator van te voren met partijen af wat te doen als zij of de mediator toch door de media worden benaderd. Daarvoor kan eventueel in de mediation een gezamenlijke verklaring voor de media worden opgesteld.

Kans op lekken zo klein mogelijk maken

Partijen en mediator zijn aan geheimhouding gebonden door het tekenen van een mediationovereenkomst met geheimhoudingsclausule bij de start van de mediation.
Maar dat is vaak niet genoeg. Er zijn meer maatregelen nodig om een publiciteitsgevoelig conflict vertrouwelijk te houden. Naast partijen kunnen er meer mensen op de hoogte zijn van de mediation. Het is aan de mediator om te checken wie dat zouden kunnen zijn, zoals secretaresses en persoonlijke assistenten, partners of echtgenoten.  Of medewerkers van het kantoor van de mediator. Ook zij moeten aan geheimhouding gebonden worden door het tekenen van een geheimhoudingsverklaring.
Als de correspondentie over de mediation via e-mail plaatsvindt, moet de mediator checken wie er toegang heeft tot de e-mail en die een geheimhoudingsverklaring laten tekenen. Liever nog maken partijen gebruik van privé-emailadressen of zelfs een speciaal voor de mediation eenmalig aangemaakt e-mailaccount.
Het is ook aan de mediator om te verifiëren waar de stukken van de mediation, zoals de mediationovereenkomst, correspondentie en verslagen worden opgeborgen en wie eventueel toegang tot die plek heeft.

Boetebeding

Om het belang van de geheimhouding kracht bij te zetten kan er een boetebeding in de mediationovereenkomst worden opgenomen op overtreding van de geheimhoudingsclausule. Deze contractuele bepaling kan door een rechter worden gematigd, maar heeft in ieder geval een afschrikkingseffect.

Plaats

De mediator dient zich ervan te vergewissen dat de plaats waar de mediation plaatsvindt geschikt is. Dat betekent dat er geen of niet veel andere mensen zijn en dat de mensen die er wel zijn ook een geheimhoudingsverklaring moeten tekenen.

Communicatie naar de achterban

U mag van de mediator verwachten dat hij of zij bij iedere mediation zal checken wie er van de eventuele achterban geïnformeerd moet worden. De mediator kan dit doen door iedere mediation af te sluiten met de vraag wie waarover geïnformeerd moet worden en wie wat gaat zeggen.

Het is ondanks alle voorzorgsmaatregelen een illusie om te denken dat er buiten de mediation niet over de mediation wordt gesproken. Toch weegt dit risico niet op tegen het profijt dat u kunt hebben van een mediationprocedure.

Heeft u een publiciteitsgevoelig conflict?

DOOR1DEUR behandelt uw zaken uiterst vertrouwelijk. Neem contact op. Wij helpen u graag.

Bron: De inhoud van deze blog is mede gebaseerd op het artikel ‘Mediation in publiciteitsgevoelige zaken’  van Monique van de Griendt in het vakblad ‘Conflicthantering’ nr 6 2012