Teamconflict? Hoe groepsmediation kan bijdragen aan een oplossing!

Teamconflicten kunnen zich in allerlei vormen voordoen: coalitievorming, kwaadspreken, vergaderingen die in ruzies ontaarden etc.. Als teamconflicten en samenwerkingsproblemen de werksfeer ernstig aantasten en de productiviteit nadelig beïnvloeden kan groepsmediation een oplossing bieden. In deze blog beschrijf ik hoe zo’n mediation op hoofdlijnen verloopt. Uiteraard is het ene conflict het andere niet, dus vraagt iedere situatie om maatwerk!

Aanpak van mediation bij teamconflicten

Een groepsmediation gaat in vier stappen.

Stap 1 Intakegesprek met de opdrachtgever

Vooraf bespreekt de mediator eerst met de opdrachtgever of groepsmediation de meest geschikte manier is om uw teamconflict op te lossen. Wat speelt er? Wie zijn betrokken? Wie moeten er aan tafel komen? Staat de kwestie op zich of spelen er nog ander zaken die aanleiding zijn geweest?

Stap 2 Face-to-face gesprekken met de teamleden

De mediator voert met alle teamleden aparte face-to-face gesprekken. Dit biedt de mediator waardevolle informatie over het teamconflict en de betrokkenen en of er voldoende draagvlak is voor mediation.

De mediator analyseert de situatie aan de hand van de input uit de gesprekken en bespreekt deze met de opdrachtgever. Dit resulteert in een definitief plan van aanpak voor de teamgesprekken met een planning en een inschatting van het benodigde aantal uren.

Stap 3 Teamgesprekken

Dan vinden de gezamenlijke teamgesprekken plaats onder begeleiding van de mediator. Gemiddeld zijn dit er 3 à 5, afhankelijk van de aard van het teamconflict.

De teamgesprekken maken het volgende duidelijk:

  • Wat speelt er?
  • Wat zijn de verschillende standpunten?
  • Wat zijn de feiten?
  • Hoe is het conflict ontstaan?
  • Wat doet het conflict met de individuele teamleden?
  • Wat zijn gezamenlijke en individuele belangen?
  • Wat zijn mogelijke oplossingen?
  • Wat kan ieder teamlid daar individueel aan bijdragen?

Het is daarbij essentieel dat de antwoorden vanuit het team zelf komen. De mediator kan daarop sturen door het stellen van de juiste vragen.

Gaandeweg de gesprekken ontstaat er meer begrip doordat de teamleden van elkaar horen hoe zij tegen het teamconflict aankijken en wat het met ze doet. Ze zijn daardoor steeds beter in staat om meer objectief en minder vanuit de emotie naar de situatie te kijken. Dit motiveert om samen te brainstormen over mogelijke oplossingen en daarbij out-of-the-box te denken. Dit leidt soms tot oplossingen die men nooit van tevoren had kunnen bedenken!

Gezamenlijk wordt besproken wat de meest passende oplossing is voor het teamconflict. Deze oplossing wordt heel concreet (SMART!) uitgewerkt en op papier gezet en gezamenlijk ondertekend.

Stap 4 Evaluatie

Het is de bedoeling dat de praktische afspraken uit de mediation regelmatig worden geëvalueerd in het vaste periodieke teamoverleg. Komen alle teamleden de afspraken na? Ervaren zij al verbetering? Is bijstelling van de afspraken nodig? Bijvoorbeeld door gewijzigde omstandigheden? Etc..

Daarnaast is het mogelijk om na verloop van tijd nog een mediationgesprek ter evaluatie van het traject in te plannen. Tijdens deze evaluatie wordt met alle betrokkenen besproken wat voor impact het mediationtraject heeft gehad op het team. Wat heeft het met iedereen persoonlijk gedaan en zijn er al veranderingen waargenomen. Ook kunnen afspraken gemaakt worden over hoe te handelen als het even niet meer zo lekker gaat. De focus gaat naar de toekomst!

Meer informatie over onze aanpak bij teamconflicten?

Waar wrijving is ontstaat glans. En dat geldt zeker ook bij teamconflicten als ze tijdig worden gesignaleerd en opgepakt. Zit u met een teamconflict en wilt u meer weten over groepsmediation? Neem dan contact op, wij helpen u graag!