Een ziekgemelde medewerker bij arbeidsconflict kan voor jou als HR-manager een groot probleem vormen. Zeker als deze persoon volledig uit contact gaat en je geen zicht hebt op de situatie. Dan ontstaat er uit contact raken bij conflictverzuim. Ik ben Mieke van der Linden, MfN-registermediator bij DOOR1DEUR in Apeldoorn. In deze blog krijg je twintig concrete tips om weer in gesprek te komen en de regie te bewaren, plus inzicht in wat mediation hierin kan betekenen.
Waarom raken sommige medewerkers uit contact?
In mijn ervaring gaan medewerkers uit contact omdat zij zich onveilig of onbegrepen voelen. De stress rond het conflict en de daarbij horende emoties kunnen tot een soort “vluchtgedrag” leiden. Mensen trekken zich terug om verdere confrontaties te vermijden. Dit bemoeilijkt het contact en maakt de rol van HR bij verzuimbegeleiding extra complex. Toch is er meestal wel een weg terug naar constructieve communicatie.
Hoe kun je het contact herstellen?
Allereerst is het belangrijk om met empathie en duidelijkheid te benaderen. Geef aan dat je er bent om te luisteren en ondersteunen, niet om iemand onder druk te zetten. Benoem dat je graag zoekt naar oplossingen die voor alle deelnemers werkbaar zijn. Hierbij kan mediation arbeidsconflict Apeldoorn een veilige en neutrale route bieden. Als Arbeidsmediator Apeldoorn start ik binnen een week en neem ik het proces uit handen.
Ben je benieuwd naar meer informatie over mijn werkwijze? Lees dan gerust verder op mijn website:
Twintig tips om als HR-manager weer in contact te komen
Hieronder vind je twintig praktische en direct toepasbare tips. Ik heb ze samengesteld op basis van mijn jarenlange ervaring met arbeidsconflicten. Probeer te ontdekken welke benadering het beste bij jouw situatie past. Soms helpt een enkele tip, soms een combinatie van meerdere.
1. Proactief contact zoeken
Wacht niet tot de ziekgemelde medewerker reageert. Stuur een vriendelijke mail of neem telefonisch contact op. Geef aan dat je bereid bent te luisteren.
2. Zorg voor een laagdrempelige toon
Vermijd formele, kille taal. Toon begrip en benader de ander persoonlijk: “Ik hoor graag hoe het met je gaat. Ik wil helpen waar ik kan.”
3. Benoem het belang van goed contact
Leg uit dat blijven praten de beste manier is om een oplossing te vinden. Dit helpt ook te voorkomen dat het conflict verder escaleert.
4. Respecteer privacy en grenzen
Vraag niet te veel details over iemands gezondheid. Houd rekening met wat je mag vragen volgens de Wet verbetering poortwachter. Dit bevordert vertrouwen.
5. Nodig uit voor een informeel gesprek
Soms kan een ontmoeting in een neutrale setting de spanning wegnemen. Denk aan een kop koffie buiten de werkplek of een rustige gespreksruimte.
6. Bied duidelijkheid over het proces
Geef aan welke stappen jullie moeten volgen volgens de verzuimregels. Zeg bijvoorbeeld: “Dit is wat we als werkgever moeten doen en hier sta ik graag voor open.”
7. Verplaats je in de medewerker
Probeer te begrijpen waarom iemand is uitgevallen. Wat speelt er emotioneel? Dit toont empathie en kan drempels verlagen.
8. Toon oprechte interesse
Vraag naar iemands welzijn en situatie: “Hoe gaat het nu echt met je?” Meestal opent dit een gesprek sneller dan directe vragen over werk.
9. Formuleer open en neutrale vragen
In plaats van “Waarom reageer je niet?” kun je vragen: “Hoe ervaar je deze periode? Waar loop je tegenaan?” Zo voelt de medewerker zich vrijer te antwoorden.
10. Schakel mediation in wanneer nodig
Kom je er niet uit? Overweeg dan een traject voor arbeidsmediation in Apeldoorn in te zetten. Als mediator breng ik rust en structuur in het proces, zonder oordeel.
11. Stimuleer professionele hulp
Mogelijk ervaart de medewerker stress of burn-outklachten. Raad een praktijkondersteuner of coach aan. Dat laat zien dat je begaan bent met hun welzijn.
12. Blijf constructief, vermijd verwijten
Voorkom zinnen als “Jij moet gewoon …” of “Jij had moeten …”. Richt je op wat wél kan. Dit vermindert weerstand en voorkomt escalatie.
13. Stuur een persoonlijke brief
Worden e-mails niet beantwoord? Een echte brief voelt soms persoonlijker en kan de medewerker toch tot reageren bewegen. Houd de toon warm en begripvol.
14. Plan een huisbezoek indien passend
Bespreek dit idee eerst. Sommige mensen voelen zich hierdoor overvallen. Maar als de medewerker openstaat voor een gesprek thuis, kan dit voor rust zorgen.
15. Zorg voor een neutrale omgeving
Als jullie toch op kantoor afspreken, kies dan een ruimte die niet direct herinnert aan het conflict. Dit kan spanning wegnemen.
16. Bereid het gesprek goed voor
Noteer wat je wilt bespreken. Houd het kort en duidelijk. Zo kom je zelfverzekerd over en voorkom je emotionele reacties uit onvoorziene hoek.
17. Onderken de rol van de leidinggevende
Als de leidinggevende deel van het conflict is, kan die soms tijdelijk buiten beeld blijven. Dan voelt de medewerker zich vrijer om te praten.
18. Bewaak continuïteit van contact
Houd het niet bij één poging. Check af en toe of de medewerker ergens behoefte aan heeft. Een geregeld telefoontje of bericht voelt vaak minder dwingend.
19. Wees consistent en betrouwbaar
Doe wat je zegt en zeg wat je doet. Mensen met stress prikken snel door onoprechtheid heen. Eerlijkheid schept vertrouwen.
20. Maak ruimte voor escalatie-preventie
Merk je dat emoties oplopen? Neem een time-out. Zeg bijvoorbeeld: “Laten we hier later op terugkomen als de gemoederen wat gezakt zijn.”
Mediation als ontlasting voor HR en manager
Bij een ziekgemelde medewerker bij arbeidsconflict ligt er veel druk op jouw schouders. Misschien voel je je verantwoordelijk voor zowel de organisatie als de medewerker. Het inschakelen van een arbeidsmediator in Apeldoorn biedt dan verlichting. Ik neem de begeleiding over, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten. Ook laat je zo zien dat je serieus wilt werken aan een duurzame oplossing.
Meer weten over de voordelen van mediation? Neem een kijkje op:
Als mediator creëer ik een neutrale sfeer waarin jullie weer met elkaar in gesprek raken. We bespreken ieders zorgen en zoeken gezamenlijk naar een passende oplossing. Dit kan leiden tot herstel van de werkrelatie, of in sommige gevallen een soepele beëindiging van het dienstverband. Hoe dan ook is de uitkomst helder, zodat alle deelnemers verder kunnen.
Voor de officiële richtlijnen bij ziekteverzuim kun je kijken op de Rijksoverheid.
Conclusie: pak verzuimbegeleiding zonder contact tijdig aan
Een ziekgemelde medewerker bij arbeidsconflict die niet meer reageert, maakt het verzuimproces lastig. Je kunt echter veel doen om het contact te herstellen. Met de twintig tips hierboven houd je rekening met iemands emoties, zorg je voor duidelijkheid en bied je tegelijk oplossingen aan. Blijftt het stil? Dan is mediation een sterke keuze.
Zo voorkom je escalatie en voldoe je aan de rol van HR bij conflictverzuim. Door snel in te grijpen, spaar je vaak weken of zelfs maanden aan frustratie en onzekerheid uit. Bovendien houd je de relatie met de medewerker zo goed mogelijk in stand, wat je imago als HR-professional ten goede komt.
Ben je ook benieuwd naar kosten? Bekijk dan: Kosten van Arbeidsmediation
Wil je meer achtergrondinformatie over gezond en veilig werken? Kijk op Arboportaal.
Waarom contact opnemen met mij?
Ik, Mieke van der Linden, ben MfN-registermediator en gespecialiseerd in arbeidsconflicten. Vanuit mijn bureau DOOR1DEUR in Apeldoorn bied ik een combinatie van empathie en resultaatgerichtheid. Ik start binnen één week om verdere schade te beperken. Je kunt rekenen op een professioneel en efficiënt traject waarmee je als HR-manager eindelijk weer ademruimte krijgt.
Heb je vragen of wil je snel actie ondernemen?
Neem direct contact op en ontdek hoe ik jou en je organisatie kan ondersteunen met arbeidsmediation.